Ofis ararken metrekareden önce netleştirilmesi gerekenler: ekip yapısı, toplantı ve ziyaretçi akışı, ulaşım, bina hizmetleri ve sözleşme koşulları.
Ofis arayışı çoğu zaman “kaç metrekareye ihtiyacımız var?” sorusuyla başlar. Oysa doğru soru “nasıl çalışıyoruz?” olmalıdır. Ekibin çalışma biçimi netleştiğinde ihtiyaç duyulan alan, bina türü ve konum da kendiliğinden belirginleşir.
Ekip yapısını ve çalışma biçimini tanımlayın
- Kişi sayısı ve büyüme planı: Bugünkü ekip ile önümüzdeki iki–üç yılda beklenen büyümeyi birlikte düşünün.
- Ofiste bulunma oranı: Ekibin her gün mü, haftanın belirli günleri mi ofiste olduğu, masa sayısını doğrudan etkiler.
- Odaklanma ve iş birliği dengesi: Sessiz çalışma alanları, telefon kabinleri ve ortak çalışma masalarının oranı.
Toplantı ve ziyaretçi akışı
Müşterilerin sık geldiği bir ofis ile içe dönük çalışan bir ekibin ofisi aynı ihtiyaçlara sahip değildir.
- Toplantı odalarının sayısı ve büyüklüğü
- Karşılama alanı ve bekleme düzeni
- Ziyaretçi otoparkı ve bina girişinde kayıt süreci
Konum ve ulaşım
Ekibin büyük bölümünün nereden geldiğini haritada görmek, konum kararını kolaylaştırır. Toplu taşıma bağlantıları, ana arterlere erişim ve yakın çevredeki yeme–içme olanakları çalışan memnuniyetini etkiler.
Bina hizmetleri ve teknik altyapı
Plaza ve ofis binalarında kira bedeli kadar hizmet kalitesi de önemlidir.
- Güvenlik, temizlik ve resepsiyon hizmetlerinin kapsamı
- Otopark kapasitesi ve kiraya dahil olup olmadığı
- Klima sistemi, çalışma saatleri dışında kullanım koşulları
- İnternet altyapısı, jeneratör ve kesintisiz güç kaynağı
- Ortak alan giderlerinin nasıl hesaplandığı
Verimli metrekare
İki ofis aynı brüt metrekareye sahip olabilir ama kullanılabilir alanları farklıdır. Kolon düzeni, cephe uzunluğu ve çekirdeğin konumu, aynı alana kaç masanın verimli yerleştirilebileceğini belirler. Kat planını görmek, bu karşılaştırmayı somutlaştırır.
Sözleşme koşulları
Ofis kiralamada kira süresi, artış koşulları, tadilat izinleri, teslim durumu (çıplak veya hazır ofis) ve çıkışta alanın hangi durumda teslim edileceği baştan konuşulmalıdır. Bu başlıklarda bir hukukçudan destek almanızı öneririz.
Kısa ihtiyaç listesi
- Kişi sayısı ve büyüme beklentisi
- Ofiste bulunma düzeni
- Toplantı ve karşılama ihtiyacı
- Ulaşım ve otopark
- Bina hizmetleri ve teknik gereksinimler
- Bütçe ve sözleşme süresi
Bu listeyi doldurduğunuzda, seçenekleri tek tek gezmeden önce önemli bir eleme yapmış olursunuz. Görüşmede listeyi birlikte netleştirip değerlendirmeyi bu çerçevede sürdürebiliriz.
